Como hacer un formulario en Google Drive (Parte I)

Cada vez, son más las empresas que usan los formularios de Google Drive como herramienta principal para hacer encuestas.

Para que las podemos utilizar en nuestro sector? por ejemplo, para organizar la comida de navidad de la empresa, para conocer y controlar la asistencia a una reunión/curso/evento, para recoger opiniones de externas de clientes o internas de departamentos, para introducir cómodamente información sobre un producto y  luego manejarlo como una hoja de cálculo, para analizar encuestas de satisfacción de clientes.  Estoy convencida que le encontraréis múltiples usos no sólo para la oficina sino también para la vida cotidiana.

Una de sus ventajas es que es muy económico, pues son gratuitas y se trabaja muy fácil con ellas. Además nos permiten recoger y analizar sus resultados muy rápidamente.

Lo primero que tenemos que hacer para utilizar un formulario de google Drive es ir al inicio de Drive y seleccionar Formularios.

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Una vez en Formularios nos saldrá esta pagina para crear el formulario con este formato.

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Los siguientes campos que deberemos rellenar son los siguientes:

En la cabecera:

  • Formulario sin título: ponemos el nombre que nos interese.
  • En descripción de formulario: deberíamos dejar muy claro el fin de la encuesta, especificar que son anónimas e identificar quien la hace.

Estos dos campos deben usarse para dar información sobre la finalidad del formulario, y deben aprovecharse para especificar al máximo todo lo necesario, especialmente si las personas que lo van a rellenar son ajenas a la empresa.

En la parte central del cuestionario haremos las preguntas del cuestionario.

  • Título de la pregunta:  Pondremos la pregunta que queremos hacer a nuestro encuestado.
  • Texto de ayuda: sirve para aclarar alguna pregunta.
  • Tipo de pregunta: Se pueden añadir nueve formularios diferentes de preguntas.

formulario 3 rev

Funciones básicas:

  • Texto: los encuestados dan respuestas cortas. Se usa para recoger nombres,teléfonos…
  • Texto de párrafo: los encuestados dan respuestas más largas. Para que indiquen sus observaciones, comentarios….
  • Tipo test: los encuestados seleccionan una opción entre varias.
  • Casillas de verificación: los encuestados seleccionan todas las opciones que consideran oportunas.
  • Elegir de una lista: los encuestados seleccionan una opción de un menú desplegable. Si tenemos que poner muchas respuestas es mejor este campo en vez del tipo test.

Funciones avanzadas

  • Escala: los encuestados hacen una valoración de una cuestión utilizando una escala numérica (por ejemplo, del 1 al 5). Para valorar la atención recibida.
  • Cuadrícula: los encuestados seleccionan un punto en una cuadrícula bidimensional.
  • Fecha: los encuestados utilizan un selector de calendario para introducir una fecha.
  • Hora: los encuestados seleccionan una hora, ya sea una hora del día o un lapso de tiempo.

Además de las preguntas podemos incluir elementos de diseño:

  • Encabezado de sección:  se puede añadir un nuevo título (con subtítulo opcional) que nos ayuda a organizar las preguntas en bloques, especialmente recomendable en formularios largos para que sea más fácil leerlo y rellenarlo.
  • Salto de página: Si el formulario es extenso y quieres que sea más fácil de rellenar para los encuestados, se puede hacer de varias páginas distintas, en lugar de tener todas las preguntas en la misma.  Al final de la página, aparecerán botones en la parte inferior para  dirigir a los usuarios a una u otra página en función de lo que respondan a una pregunta. Por ejemplo, si queremos hacer el formulario en varios idiomas, podemos preguntarles el idioma y según la opción escogida podemos dirigirlo a las preguntas en el idioma seleccionado.
  • Imagen: Pueden incluirse imágenes propias de Google+ o  de una URL de internet (en este último caso, elegir imágenes de wikipedia o páginas estables para evitar que desaparezca la imagen y quede el link vacio). Por ejemplo, puede hacerse un banner con la imagen corporativa y utilizarlo en la parte superior del formulario.Las imágenes de los formularios no se adjuntan ni se asocian a las preguntas del formulario. Puedes cambiar la posición de una imagen arrastrándola hacia arriba o hacia abajo dentro del formulario.
  • Vídeo: Para insertar un vídeo, proporciona la URL del vídeo de YouTube o utiliza el cuadro de búsqueda para buscar uno y que quede incrustado en el formulario.

En la parte final o página de confirmación.

Ofrece un espacio para añadir un texto de cortesía por responder el cuestionario. Como me decía una directora con la que trabaje muchos años: Es de bien nacidos, ser agradecidos.

  • Mostrar enlace para enviar otra respuesta: permite a los usuarios enviar cuantas respuestas de formulario quieran.
  • Publicar y mostrar un enlace a los resultados de este formulario: los encuestados tendrán acceso a un resumen de respuestas.
  • Permitir que los encuestados editen las respuestas después de enviarlas: permite a los encuestados cambiar sus respuestas del formulario.

formulario 4 rev

Una vez creado el formulario, solo te queda añadir un tema para personalizarlo o adaptarlo al público al que va dirigido.

 Seguimos en el próximo post con diseño y muestra de resultados. No te lo pierdas! 🙂

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2 comentarios en “Como hacer un formulario en Google Drive (Parte I)

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